RELEVANCIA DEL ERP
Carlos Alberto Mora V
Donde hay un alma, hay una esperanza.
No cortes la cola de tu asno en público: unos te dirán que la has dejado muy corta y otros que muy larga.
El avance de las herramientas administrativas en pro de la eficacia, rendimiento, logros objetivos de la operatividad de la empresa es cada vez más sofisticado, en donde se cuenta con herramientas que ayudan a optimizar las funciones que deben desempeñarse en todas aquellas empresas que realmente son competitivas.
El ERP pasa a ser una gran herramienta que ayuda a la empresa en pro de resultados que le permitan operar en pro de la conquista de mercados, cuál es el flujo que sigue el proceso de la compañía y como el ERP puede ayudar.
Lo cierto, que en el presente la gerencia no puede ignorar lo que representa el ERP, que concretamente como nos lo recuerda wikilearning, es un sistema que optimiza la cadena de valor interna y es mediante un software instalado a través de la red empresarial permite el compartir la base de datos de 5 áreas principales de la empresa: Finanzas, Manufactura, Logística , Ventas y Marketing , Recursos Humanos
Se agrega, que un ERP hace una conexión de las bases de datos de las 5 áreas o departamento de la empresa. El tener este tipo de automatización permite tener un mayor índice de certeza a la hora de definir una estrategia o un plan de acción en cualquiera de las áreas involucradas.
En tiempos anteriores, la estrategia de las diferentes empresas variaba según con el tiempo, hubo época en donde el número de producción generaba poder y ventaja competitiva, después la calidad en el servicio dio origen al boom en este aspecto a las empresas certificadas con las diferentes normas de calidad mundial. Pero actualmente la estrategia a seguir la determina la información, el tener la información correcta, en el momento correcto y para la persona correcta da un poder que puede aventajar a los competidores.
Patricio Guajardo, nos aporta sobre el tema, que Los ERP (Enterprise, Resource, Planing) son sistemas complejos de información que integra distintos procesos dentro de la compañía en puntos esenciales como Compras, Producción, Presupuestos, Pagos, Etc.
Esta Integración genera una reducción de costos administrativos, una mayor eficiencia para manejar los inventarios, un verdadero conocimiento de los gastos y valores de los inventarios, así como también información actualizada y verídica que ayuda al ejecutivo a tomar decisiones tanto operativas, administrativas como estratégicas.
El ERP como tal forma parte de la Cadena de Abasto (Supply Chain) que se encarga de darle servicio a toda la compañía en especial a los procesos principales de la misma para hacerla mas eficiente
Guajardo agrega en su análisis, que no tener implementado un sistema de ERP de manera adecuada puede significar estar fuera del mercado, debido a que los costos administrativos llegan a subir demasiado o a la toma incorrecta de decisiones, por no tener toda la información adecuada, verídica o actualizada.
Cabe destacar que el ERP se hace mas necesario y evidente conforme la compañía crece, si se tiene una tienda de muñecas de alta calidad y solo se venden alrededor de 30 muñecas diarias, con un muy alto margen de utilidad, y la única persona atendiendo la tienda es el mismo dueño. Probablemente no sea necesario implementar un ERP inmediatamente o si se implementa deberá ser uno muy sencillo como el "Money", a final de cuenta el inventario es poco y la rotación del mismo también es muy pequeña, el " feeling" del dueño de la tienda de muñecas podría funcionar incluso mejor que la información arrogada por un ERP, y contar 200 muñecas diarias no tendría mayor problema. Pero si la tienda empieza a crecer y el dueño decide empezar a generar franquicias de las tiendas y los volúmenes cambian y la cantidad de muñecas compradas en una tienda es distinta a las de otra tienda y aumenta la cantidad de productos a vender, ahora venden artículos para las muñecas también, entonces es cuando se necesita el ERP porque de los contrario se perderá el control del negocio. Es por esta razón que es recomendable crear el ERP desde antes de que realmente se requiera.
El ERP desempeña un rol importante en el Flujo de Actividades de las empresas. Guajardo nos indica:
1. Los presupuestos deben de ser ingresados al sistema de ERP para que no se incurran en gastos no planeados.
2. Los requerimientos deben de ser capturados por los usuarios o generados por el sistema (ERP) a través de un MRP en base a los niveles de inventario.
3. Una vez identificados los requerimientos deben de ser autorizados por el responsable del área y el sistema deberá validar si el área en cuestión tiene presupuesto para comprar el requerimiento.
4. De acuerdo al requerimiento el comprador deberá convertir dichos requerimientos en órdenes de compra.
5. Las órdenes de compra deberán de ser atendidas por el proveedor seleccionado por el comprador
6. El Almacén, Planta o usuario deberá recibir los materiales, materia prima o servicios respectivamente y la recepción de los mismos deberá estar registrada en el sistema (ERP).
7. En caso de ser materia Prima, se deberá conocer su estatus dentro del proceso de producción para de esta manera identificar si se requiere mas materia prima (Se conecta al MRP).
8. El Área de cuentas por pagar recibe las facturas de los proveedores, solo podrá recibir aquellas facturas que estén relacionadas a una recepción de materiales, materia prima o servicios,
9. El sistema validará que se tenga presupuesto para pagar y asignará una fecha en la cual se pueda pagar al proveedor de acuerdo a los términos y condiciones de la compra.
10. Se le entregará el pago ( Cheque) al proveedor y quedará registrada la fecha, el monto y el proveedor al que se le pagó en el sistema.
Wikilearning nos agrega sobre el tema, que una vez que hemos establecido que es un ERP y su objetivo, se debe enfocar en los 2 problemas principales como barreras para la implementación de este tipo de soluciones.
Primeramente se da el problema de falta de visualización en las empresas pequeñas. Existen en el país (refiriéndose a México) mas del 80% de las empresas que son micro empresas, en donde son empresas familiares con una producción que apenas les permite subsistir a los diferentes momentos económicos del país. Aquellas empresas con alrededor de 25 a 50 pc´s en donde hablar de tecnologías de Información es hablar de costos de operación para la empresa y no una inversión que puede ayudar a incrementar la productividad. Se ha visto mas a menudo estos últimos años con la llega de productos chinos en donde la mano de obra y material barato ha permitido que se introduzcan en cada uno de los mercados que tienen ingerencia y lo más preocupante de todo el aumento de la participación en el mercado. Uno se pregunta, que pasaría sí las empresas mexicanas fueran lo más productivas posibles, si tuvieran una planeación estratégica que no permitiera este tipo de ataques comerciales por parte de productos orientales, también cabe la pregunta , cómo poder atacar a este mercado de manera que no afecte a la industria mexicana. Sin lugar a dudas una de esas respuestas sería el aumento de la productividad, hacer el mismo número de pares de zapatos, el mismo número de pantalones o camisas en un tiempo menor, con menos recursos y con menos gente.
¿Cómo poder ser productivos si no se acude a la Tecnología para que auxilie en ese sentido? El problema principal que se tienen en este tipo de empresas es la visión, la cultura, el poco conocimiento pero sobre todo el poco interés de la alta gerencia que por general son los dueños, de ver este tipo de soluciones, quizá la edad tenga algo que ver, la mayoría de personas dueñas de las pequeñas y medianas empresas los dueños superan los 50 años y cuando tuvieron su auge en su negocio no necesitaron de una sola computadora para salir adelante.
El segundo problema es cuando ya se ha aceptado la posible solución que puede dar un ERP a la industria, cuando ya se ha analizado las diferentes soluciones, las diferentes marcas y los diferentes proveedores que va a implementar la solución.
Definitivamente en relación con el ERP, la mayoría de las empresas coinciden en que todavía existen retos para aumentar la flexibilidad y la rapidez de este tipo de herramientas. La empresa que ha implantado el ERP conoce bien su negocio, a la vez que es un colaborador activo que se preocupa por mejorar los procesos de su negocio.
Referencia: Apuntes de la cátedra Tópicos Gerenciales . Páginas Web Internet
