Carlos Mora Vanegas

La sabiduría de los sabios y la experiencia de los siglos pueden ser conservadas con las citas.
BENJAMÍN DISRAELÍ

La opinión general de todas aquellas personas que participan en las reuniones es que estas sean productivas, que no se pierda tiempo, que estas estén bien planificadas, con un objetivo establecido, que permita  que los participantes intervengas, se llegue a los resultados esperados, correctamente, que se aproveche el tiempo.

Tal como nos lo recuerda el Club de la Efectividad, una reunión puede definirse como el proceso donde varias personas se juntan con un propósito común. La clave de esta definición es entender las reuniones como procesos. Sin un plan organizado que considere todos los componentes y variables elementales, una reunión puede convertirse en una perdida de tiempo donde un grupo se limita a discutir desordenadamente y sin continuidad de acción.

A nadie le gusta ser convocado a una reunión, que requiere un aporte personal de tiempo y esfuerzo, sin saber por qué o para qué. La falta de claridad en los objetivos, la impertinencia, el desconocimiento de la agenda y un mensaje incompleto o ambiguo sobre la necesidad de una reunión muy probablemente disminuyan la motivación en los participantes. Algunos ni siquiera se tomarán la molestia de asistir. Otros irán y, disconformes, no participarán ni aprovecharán los contenidos del encuentro

En todos los tiempos, las reuniones han servido para intercambiar ideas, información y conocimiento. Una reunión correctamente diseñada brinda muchos más beneficios que obstáculos, entre ellos: crea una identidad para el equipo de trabajo, ofrece un ámbito donde se pueden comentar los progresos y adversidades, brinda una oportunidad para generar soluciones creativas, fomenta compromiso con las decisiones, alienta el espíritu de colaboración y fija un rumbo compartido.

Es muy válido lo que indica el Club de la Efectividad,  que reunirse por el solo hecho de reunirse o porque la reunión figura en el calendario normalmente es una perdida de tiempo. Tal vez el mayor peligro sea institucionalizar la reunión en un grupo. Nos reunimos porque ya es nuestra costumbre o porque figura en la lista de tareas, incluso en el organigrama.

 No sorprende que se manifieste opiniones como las siguientes es una total perdida de tiempo". "Se convoca a cualquiera y las personas indicadas no son siquiera informadas". "Debió comenzar hace 30 minutos, seguramente no saldremos a tiempo". "¿Por qué no nos atenemos al tema en vez de discutir detalles o asuntos irrelevantes?". "Si hablamos todos juntos, no nos entendemos". "Te dije, tres horas reunidos para nada. ¿A que conclusión se llegó?" Lo más grave sobre la insatisfacción reinante respecto a las reuniones es que la gente se guarda estos sentimientos en lugar de expresarlos y genera actitudes negativas que afectan otras áreas de su trabajo y de su vida.

 Se debe tener mucho cuidado en el objetivo de las reuniones, estas realmente deben tener bien definido so objetivo,  razón de ser y seleccionar adecuadamente a las personas que en ella participaran, hacerles ver sobre el tópico a tratar, motivarlos a participar y garantizar con una buena conducción, motivación, comunicación eficaz que se llegara a resultados favorables, Hay que lograr que estas sean altamente productivas.

Nos recuerda Ricardo Olmus Restrepo, que se tenga presente que  muchas personas:
· nunca han experimentado o pensado en el poder que puede tener una reunión altamente efectiva, por lo tanto no reconocen la importancia de estas.
· Tienen una gran resistencia a cambiar una práctica ineficiente y por ello les parece que es más conveniente continuar como hasta ahora.
· No han recibido entrenamiento, herramientas, ni metodologías para hacer de sus reuniones eventos efectivos.
· Están llenos de tareas y reuniones, no les queda tiempo para terminar las tareas básicas: Quien tiene tiempo y energía para mejorar la eficiencia de sus reuniones? y mientras tanto en ellas se va gran parte de su tiempo productivo.

Agrega Olmos: Nuestra experiencia con grupos de trabajo de empresas de primer nivel es que cuando las personas responden a estas preguntas, se logran evitar muchas reuniones que en realidad no eran necesarias. "En una reunión, cada minuto que pasa, debe multiplicarse por el numero de participantes de la misma" este es el costo de la reunión, mas lo que esas personas podrían haber estado haciendo si no hubiesen estado en la misma.

Muy válido el señalamiento, que para alcanzar productividad en la reunión, hay que  "Planear y Compartir el plan" de la reunión de por si solo traerá gran eficiencia al desarrollo de la reunión, mientras que creara el ambiente propicio para valorar el tiempo y recursos invertidos en estas. La experiencia muestra que las reuniones que se llevan a cabo toman mucho menos tiempo y se requieren menos reuniones para lograr los objetivos planteados. Las  reuniones se convierten en eventos altamente participativos y motivantes.

Tómese en cuenta la opinión de Olmus cuando manifiesta, que las reuniones se han convertido en una actividad diaria y creciente en el trabajo de los profesionales de hoy en día. Sin embargo muchos líderes empresariales no dan importancia a este tema y no tienen interés en modificar sus hábitos improductivos. Como lo demuestran múltiples estudios, este tema es no solo clave en el desarrollo organización, sino que esta directamente asociado a los resultados financieros de las empresas.

 Definitivamente una reunión bien planificada, avalada de la información precisas, con el apoyo de un buen conductor, capaz de generar estímulos motivacionales de participación, hacen que estas sean altamente productivas.