Carlos Mora Vanegas

"Sin en el oro están comprendidos todos los valores, en la sencillez están comprendidas todas las virtudes."Tomás Carrasquilla

La dinámica de los negocios modernos demanda  que la gerencia  desempeñe sus funciones de una manera eficaz, proactiva, en donde la secretaria desempeña un rol, colaboración muy importante en su logro.

La secretaria en el presente debe contar con una serie de requisitos, características que avalúen su buen desempeño, sean una garantía de eficacia, colaboración exitosa para que la gerencia logre sus objetivos.

Ser secretaria es una profesión más que un oficio, mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto, y muchísimo más que un pasatiempo. Es un cargo importante; no por nada los periódicos de todos los días y en todas partes solicitan un buen número de secretarias altamente calificadas.

Se señala que es frecuente que la secretaria sea la primera imagen de la institución hacia los de afuera: tanto para los que acuden a ella, como también para los que permanecen lejos, para estos últimos a través de la correspondencia y del teléfono.
La figura de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresa; y no sabemos especificar hasta que punto dicha evolución se deba a ella. Cada día es más trascendental dentro de la sociedad moderna el papel de la empresa y parece ser que cada día es más importante la secretaria en la empresa. La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.

 

¿Cuales podrían ser estas características?

Suedi León Jiménez, nos aporta algunas  como;

  • Ser acreedora de la máxima confianza. Contar con una buena formación, conocimientos actualizados, , solidez, discreción, carácter, personalidad , comportamiento, son clave para que exista una relación de confianza absoluta.
  • Intuición, inteligencia Para poder atender la mayor cantidad de temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.
  • Seguridad Ser una buena secretaria es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. .
  • Garantía en la realización de las tareas. Convertirse en la garantía de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomen decisiones. De esta manera, la mente del jefe puede descansar y ocuparse de cosas nuevas, con lo que su productividad será mayor.

A  ello se pueden agregar otros aspectos como: el manejo eficaz de las relaciones humanas, atención, afrontamiento a problemas que se presentan.

La secretaria ejecutiva del presente debe además, dar paso a su creatividad, manejar adecuadamente las herramientas modernas de telemática, facilitar la operatividad de su jefe, dominar el inglés, además de contar con los soportes de los conocimientos básicos del lenguaje actual administrativo.

Requisitos que tiene que llenar

Tal como no los señala León , no hay que olvidar, que una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Familiarizarse con cosas nuevas, aunque sean complejas. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados, sin que afecte el normal desarrollo de su labor  diaria.

Las seis funciones más representativas de las secretarias son:

1. Redactar documentación específica y elaborar informes y presentaciones.

2. Buscar información a través de  la Internet y gestionar los correos electrónicos. Conocer, manejar con habilidad, destreza la informática,, conocer el alcance , beneficios que ello genera en el desempeño de sus funciones menos

3. Gestionar el archivo.

4. Filtrar llamadas.

5. Llevar a cabo la coordinación y comunicación con el resto de departamentos.

6.  Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes.

7. Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.

8. Con capacidad de crear, innovar e implementar

9. Con visión global del negocio de la empresa

10. Hablar a lo menos inglés

Conclusión

Debe la secretaria ejecutiva saber que constituye un determinante punto de apoyo para la gerencia, compenetrarse con aquellas acciones que son determinantes en el desempeño exitoso de esta en su diario actuar, planificar, organizar sus acciones y establecer controles que les permitan garantizar resultados beneficiosos que favorezcan a la gerencia y todo lo que involucre a la empresa.